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陪同上司拜访所必知的

  • 2009/6/18 19:20:21
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    陪同上司作商务拜访,是商务秘书常做的一项工作。为了实现与客户沟通的目的,秘书应该注意以下事项:

    (一)塑造良好的风貌

    陪同上司参与商务活动,秘书的风度如何,直接关系到企业形象。在日常工作和生活中,秘书就要时刻留意自己的仪表,出门做商务拜访更要注意外貌特征,一个好的秘书应当具有豁达开朗的气质和大方自然的风度,给人留下谦恭和蔼、坦荡潇洒、淳朴热情的印象

    (二)摆正自己的身份地位

    不论代表公司出访,还是陪同上司出访,秘书都会受到其他公司的热情接待。这时秘书应该注意自身的言谈举止,不能得意忘形,认为自己高高在上,做出有违自己身份的事情,给公司形象抹黑。当然这并不意味着秘书完全变成上司的跟班,或是只是传达旨意的木偶。企业秘书在与外界交往的过程中,也是展示自己,推销自己的一个大好机会

    (三)做恰当的介绍

    陪同上司出访,秘书少不了要经常对人或事物作介绍。给随时遇到的人作介绍,是秘书第一要掌握的学问。

    给人介绍的基本常识是:先将男士介绍给女士,将晚辈介绍给长辈,将下级介绍给上级。具体在公司之间的交往中,要求更加细致严格,要点如下:

    ★应先把资历浅的介绍给资历深的人,再把资历深的人介绍给资历浅的人。

    ★如果知道的话,称呼全名、职位和公司名称。

    ★如果是许多人,从高职位到低职位依次介绍。如果两个职位相等,先介绍年长者。如果你不清楚他们的职位,应从身边最近的开始介绍,然后再介绍离你远的那位。

    ★介绍自己时,应先称呼对方的姓名,如果不知道对方的姓名,千万不能在自我介绍前问对方。千万不能问“你是谁”或“你叫什么名字”,应该说,“您好,我是王琳,许总的秘书。”那么对方就会自我介绍了。如果他没有介绍自己,你介绍完自己后,再问:“您是……?”

    ★在随后的谈话中,重复每位的名字。很多人很难记往他人的名字,而不得不再问,会很尴尬。在谈话中随意提及每人的名字,会使他们感到轻松愉快。

    ★要积极乐观。在介绍别人时,看着对方的眼睛,面带微笑,缓慢而清晰地说出他的名字,可以说些关于每个人有趣而肯定的轶事。

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